Hoog verzuim aangepakt met People Analytics – een voorbeeld uit de praktijk

Verzuim komt voor in elke organisatie, maar de ene organisatie heeft een hoger verzuimpercentage dan de ander. Meer mensen melden zich ziek, maar wat is de reden? Het kan bijvoorbeeld voor komen dat er in bepaalde periodes in het jaar meer verzuim is of dat juist bij een specifieke groep medewerkers meer voorkomt. Verzuim kan dus verschillende oorzaken hebben. Daarom is het van belang om People Analytics in te zetten, om zo de juiste acties tegen het probleem te ondernemen. 

De analyse

People, of HR Analytics wordt steeds populairder. Analytics werd eerst door velen nog gezien als een cijfermatige analyse die voorbij gaat aan behoeftes en emoties. Inmiddels begrijpen HR professionals dat Analytics hun werk niet overneemt. Het stelt hen juist in staat om goede keuzes te maken en beter op behoeftes en emoties van medewerkers in te spelen.

,, Het blijft een complexe analyse, maar minder complex dan de meeste mensen denken.’’

Het begint met een onderzoekende, nieuwsgierige mindset waarbij je je afvraagt hoe het beoogde resultaat inzichtelijk wordt en hoe je dit kan meten. Met gegevens die vaak voor een groot deel al in de organisatie aanwezig zijn, zoals informatie over leeftijd, opleiding, aantal verzuimdagen en al dan niet opgenomen vakantiedagen van de medewerkers, kan je inzichtelijk maken wat wel en niet werkt én bij welke groep een interventie het meest urgent is. Het blijft een complexe analyse, maar minder complex dan de meeste mensen denken.

Een voorbeeld uit de praktijk

Verzuim is bij veel luchtvaartmaatschappijen een belangrijke uitdaging. Er is een systeem om uitval op te vangen met piloten en cabin attendants die “stand-by” staan, maar dat is niet altijd voldoende. Ook zorgt het frequent opgeroepen worden uit een stand-by weer voor extra druk op de inzetbaarheid, dus ook hier geldt: voorkomen is beter dan genezen!

Door eenvoudigweg naar de verzuimcijfers te kijken viel het al op dat er met name in het drukke zomerseizoen een hoger verzuim te zien was. Dit wilden ze natuurlijk aanpakken en spoedig terugdringen. Het ingewikkelde hieraan is dat je het hebt over duizenden werknemers met verschillende rollen, zowel professioneel als persoonlijk. Het verzuim werd veroorzaakt door verschillende mensen, verschil in leeftijd en achtergrond bijvoorbeeld. Waar komt dat verzuim dan door? Welke interventie moet je kiezen om dat terug te brengen? Hierbij komt People Analytics van pas. 

De rol van People Analytics

Om antwoord op de bovenstaande vragen te krijgen is een goede analyse essentieel. Daarom hebben wij goed gekeken naar de data van het verzuim. Andere belangrijke gecombineerde data kan invloed hebben op het verzuim. Onder anderen de medewerkersgegevens, wat zijn de kenmerken van de personen die veel verzuim opnemen?  De vluchtgegevens, op welke vluchten werken deze personen?  Het rooster dat ze draaien, hoeveel werken deze personen? En het type dienst, welke werkzaamheden verrichten deze personen? Door al deze data samen te nemen en te bekijken, kunnen er conclusies getrokken worden over waar het hoge verzuim vandaan komt. 

,,Wat zijn de kenmerken van de personen die veel verzuim opnemen?”

Nadat we deze analyse hadden uitgevoerd, vielen er een aantal dingen op. Het verzuim was dus het hoogste in het zomerseizoen, maar niet het gehele zomerseizoen. In de loop van deze tijd nam het verzuim toe: hoe verder in het seizoen, hoe meer verzuim er was. Dit kan gezien worden als een uitputtingsslag van de medewerkers, omdat dit zo’n druk seizoen is. Aan de andere kant was het ook erg opvallend dat dit niet voor alle groepen binnen de organisatie gold. Met name de zomerkrachten die alleen het zomerseizoen werken, maar ook de nieuwe medewerkers die bezig waren met hun eerste of tweede seizoen scoorden slechter. 

De oplossing

Met deze informatie konden we heel gericht te werk gaan. Want hoe gaan we ervoor zorgen dat de zomerkrachten het seizoen goed doorkomen? En wat maakt dat nieuwe medewerkers het minder goed volhouden dan de meer ervaren werknemers? De oplossing ligt volgens ons bij de start. Voor de nieuwe medewerkers moest het inwerkprogramma verbeterd worden en de voor de seizoenskrachten lag de actie bij de start van het seizoen. Hierbij werden medewerkers meer bewust gemaakt van de zwaarte van het seizoen en kregen ze advies en tools mee om goed te kunnen herstellen.

Hiermee kunnen medewerkers beter uitrusten, zodat zij het hele zomerseizoen fit en vitaal blijven werken. Heel specifiek op de doelgroep gericht zijn de juiste acties ondernomen en is het probleem bij de oorzaak aangepakt. Het seizoen daarna is er in die specifieke groep een veel lager verzuim gezien. 

People Analytics is een krachtig middel tegen verzuim. Een probleem in verzuim kan bij de kern aangepakt worden met de juiste data. Op deze manier wordt het van effectief en preventief aangepakt. 

Wil jij ook aan de slag met People Analytics? Download dan onze HR checklist en kijk hoe jouw organisatie er voor staat.