Begrijp hoe de mens werkt, anders verlies je meer in verzuim dan je lief is

De 9 belangrijkste overwegingen om de essentiële vraagstukken van deze tijd aan te pakken en roze verzuim te verlagen

Wereld en werken zijn ineens radicaal veranderd. De nieuwe realiteit, ten gevolge van corona, betekent veel voor de werkende mens. Het heeft enerzijds enorme impact op de manier waarop we samenwerken, anderzijds vraagt het een verandering in de bestaande cultuur. Nieuwe visies, inzichten en afspraken zijn nodig om de organisatie gezond te houden en juist in deze tijd de betrokkenheid en de inzetbaarheid positief te kunnen blijven beïnvloeden en het verzuim verlagen in jouw organisatie.  

Niemand is “corona-aanpassingen-expert”, ook wij als cultuur- en gedragsexperts niet, maar feitelijk hebben we het over een organisatieverandering. En zoals altijd bij een organisatieverandering geldt dat het impact heeft op de organisatiecultuur en betrokkenheid, aanpassingsvermogen en flexibiliteit van de medewerkers vraagt. In een organisatieverandering speelt de mens een cruciale rol. Je moet de mens begrijpen, haar behoeften kennen, met elkaar komen tot de nieuwe cultuur en werkwijze en deze zorgvuldig implementeren.

 

 

Grootste risico van de nieuwe werkrealiteit: Roze verzuim

Onvoldoende aandacht voor de mens in de organisatie is altijd een risico, maar in tijden van verandering wordt dit extra uitvergroot. Medewerkers kunnen afhaken, minder betrokken raken of zelfs de hakken in het zand zetten. Dit leidt tot verlaagde productiviteit, risico op verzuim en een slechte sfeer waar ook de gemotiveerde medewerkers weer last van ondervinden. Dit wordt ook wel het roze verzuim genoemd, niet zichtbaar in de verzuimcijfers, maar wel in de productiviteitscijfers.

“You don’t build a business – you build people – and people build the business.”

― Zig Ziglar, Born to Win

De essentiële vraagstukken

Om succesvol door deze bijzondere tijd te navigeren en als organisatie sterker uit de crisis te komen moeten deze organisaties zich richten op onderstaande essentiële vraagstukken:

1. Hoe richten we de ideale omgeving, thuis en op kantoor, in zodat we het beste uit mensen halen? 
2. Hoe blijven we onze medewerkers op afstand verbinden en motiveren om uitval of verloop voor te zijn?
3. Hoe gaan we om met de uiteenlopende behoeften, meningen en emoties?
4. Hoe stellen we medewerkers in staat om optimaal te renderen in deze nieuwe realiteit? 

Door elkaar te verrijken met kennis, dingen uit te proberen. En nieuwe ervaringen en tips weer met elkaar te delen kunnen we gezamenlijk deze uitdagingen het hoofd bieden. Dit artikel is het startsein om jouw gedachten, kennis, hulpvragen en leringen uit de praktijk hier te delen! Laten wij daarin voorgaan door, vanuit onze kennis uit de organisatiepsychologie, een voorzet te doen met belangrijke overwegingen die zullen helpen bij het aanpakken van deze actuele vraagstukken en het tegengaan van het roze verzuim: 

De juiste ideologie

1. Creëer een nieuwe visie: de nieuwe wereld vraagt om een andere manier van werken, en mogelijk een andere manier van dienstverlenen. Het is belangrijk om hier bewust aandacht aan te geven en een nieuwe visie uit te denken en te concretiseren op beide vlakken. Dat de situatie weer terug naar ‘normaal’ gaat is een illusie, dus niet ‘wachten’, maar acteren op de nieuwe realiteit is van essentieel belang.  
2. Perspectief stimuleert creativiteit: Door het uitdragen en concretiseren van deze nieuwe visie en nieuwe manier van werken, gaan medewerkers weer perspectief zien. Perspectief zien is een belangrijke motivator; het zal een groot deel van de onzekerheid wegnemen en stimuleert creativiteit en innovativiteit. Belangrijk is hierbij dat medewerkers zelf in teams mee kunnen denken over de concretisering. 
3. Mensgericht sturen naar duurzaam resultaat: Het is van belang om een positieve kijk op de huidige realiteit als organisatie uit te dragen. Leidinggevenden die hun enthousiasme, inspiratie en trots op hun werk uiten, bevorderen een vergelijkbare positiviteit bij hun medewerkers (Avey, Avolio, & Luthans, 2011). Juist in crisistijd is positief en mensgericht leiderschap essentieel en leidt dit tot duurzame resultaten; mensen willen zich nu juist meer gezien en gehoord voelen dan ooit tevoren.

De juiste inzichten 

1. Focus op de behoeften: Focus een groot deel van je aandacht op hoe medewerkers zich voelen. Hoe ze deze tijd beleven en wat ze nodig hebben. Alleen met deze inzichten kun je de juiste stappen zetten als organisatie. Weet echt wat er speelt door dit regelmatig uit te vragen bij medewerkers, door bijvoorbeeld een (kort) regelmatig behoeftenonderzoek, teamsessies en individuele gesprekken.
2. Analyseer de specifieke behoeften: De diversiteit in behoeften, meningen en emoties van medewerkers is groter dan ooit – en daarmee dus ook de complexiteit. Het wordt dus nog belangrijker om specifieke behoeften te begrijpen en focusgroepen in kaart te brengen, zodat er op maat de juiste aandacht of ondersteuning geboden kan worden. 
3. Breng het roze verzuim in kaart: Onder de inzetbare medewerkers bevindt zich altijd een risicogroep; medewerkers die een grotere kans hebben om uit te vallen. In de huidige tijd, met meer afstand en minder vanzelfsprekende verbinding, wordt deze risicogroep vaak zelfs groter en vooral onzichtbaarder! Mensen die het niet naar hun zin hebben of zich niet goed voelen, vallen nu minder op en zullen zich niet snel ziek melden want “ze zijn toch al thuis”. Dit is het roze verzuim: de mensen lijken aan het werk, maar presteren verre van optimaal. Dit roze verzuim is niet terug te zien in de normale verzuimcijfers, maar dus wel vele malen hoger dan voorheen! En die mensen zullen “opeens” lang uitvallen of “plotseling” de organisatie verlaten. Heel belangrijk dus om deze groep wel in kaart te brengen door de juiste signalen op te pikken en te vragen naar de behoeften en beleving.

De juiste interventies

1. Menselijk contact als belangrijke pijler: Als je naar de pure menselijke behoeften kijkt, verkeren we hoe dan ook in een grote uitdaging in de huidige tijd. Een hele belangrijke behoefte is namelijk menselijk contact. Mensen willen bij een groep horen (“belonging”) (Baumeister & Leary, 1995). Maar hoe zorg je voor menselijk contact in deze omstandigheden? En hoe houd je mensen verbonden met jouw organisatie-DNA als ze de hele dag in een andere omgeving zitten? Het is belangrijk het kantoor in te richten en in te gaan zetten als ‘clubhuis’, waar je samenkomt voor persoonlijk (menselijk) contact, zodat iedereen zich daar onderdeel voelt van een groep. Stel jezelf de vraag hoe de ideale werkomgeving er dan uitziet en wat hierin nodig is. Als je dit niet doet als organisatie, zullen het (roze) verzuim en verloop toenemen. 
2. Fysieke en mentale ondersteuning. Komende periode, met kortere, donkere dagen, zal het thuiswerken mentaal en fysiek zwaarder worden, en ligt roze verzuim of uitval nog meer op de loer. Uit onderzoek van TNO (2018) blijkt dat 73% van het verzuim privé-gerelateerd is. Mensen besteden veel meer tijd thuis, dus krijgt die omgeving nog meer invloed op het welzijn. Daarom is het als werkgever nog belangrijker om daar invloed op uit te oefenen. Zowel fysiek in middelen, als mentaal in ondersteuning. Denk bijvoorbeeld aan het creëren van werkplekken buitenhuis voor de risicogroep (bijv. met kleine kinderen thuis, geen goede werkplek, in een scheiding). 
3. Geef extra aandacht aan de juiste hulpbronnen. Een bekend en veelvuldig gebruikt model in de organisatiepsychologie is het Job Demands-Resources (JDR) model geïntroduceerd door Bakker en Demerouti (2007). De betrokkenheid van medewerkers blijkt het hoogst wanneer de hulpbronnen hoog genoeg zijn om te kunnen omgaan met de werkeisen. De werkeisen zijn flink toegenomen tijdens deze coronatijd, zoals toegenomen verantwoordelijkheid/zelfstandigheid, gevraagde flexibiliteit, stress over het voortbestaan van de organisatie of baan, veranderend taakpakket en/of toegenomen werkdruk. In tijden van verandering hebben ‘ondersteuning, het luisterend oor en de extra aandacht vanuit de organisatie, leidinggevende en collega’s’ een bewezen positief effect op de betrokkenheid van de medewerkers (Beijer, & Gruen, 2016). Daarnaast is transparante en duidelijke communicatie enorm belangrijk. Als communicatie niet duidelijk, onvolledig is kan een medewerker zich minder op zijn taak focussen en is hij/zij op zoek naar meer informatie, verklaringen of speculeert hij/zij over mogelijke gevolgen (Beijer, & Gruen, 2016).

 

Grote uitdagingen, maar ook vele mogelijkheden om het hoofd te bieden aan het roze verzuim en andere grote risico’s. Download hiernaast tips voor effectief mensgericht leiderschap!

Door Sandra van Overveld, Sven Rickli & Chris Flink

 

Bronnen

Avey, J. B., Avolio, B. J., & Luthans, F. (2011). “Experimentally analyzing the impact of leader positivity on follower positivity and performance”. The Leadership Quarterly, 22(2), 282-294. doi:10.1016/j.leaqua.2011.02.004

Bakker, A.B., & Demerouti, E. (2007). “The Job Demands-Resources model: State of the art”. Journal of Managerial Psychology, Vol. 22, No. 3, pp. 309-328.

Beijer, S. & Gruen, J. (2016). Employee engagement during an organizational change. Stockholm Business School

Baumeister, R. F.; Leary, M. R. (1995). “The need to belong: Desire for interpersonal attachments as a fundamental human motivation”. Psychological Bulletin. 117 (3): 497–529.