Leiders met ‘mental skills’ voorkomen golf van uitval

 De Corona-crisis leidt tot veel stress bij medewerkers. Op zowel korte als langere termijn leidt dit hoogstwaarschijnlijk tot vermindering van productiviteit en stijging van ziekteverzuim en uitval. Twee zaken die je als bedrijf, zeker in een tijd van economische druk en reorganisaties, liever niet hebt. Hoe kan je hier als leider meer grip op krijgen? Hieronder een analyse en een aantal mogelijke oplossingsrichtingen, met leidinggevenden in de hoofdrol.

De ergste uitval gehad?

De afgelopen maanden hebben wij met zijn allen veel voor onze kiezen gehad. We leerden steeds efficiënter thuis te werken, hielpen onze kinderen met huiswerk, gingen om met grote onzekerheid en probeerden er het beste van te maken. We toonden veerkracht, maar het had ook gevolgen. Ons geluksniveau daalde volgens onderzoek van de Erasmus Happiness Economics Research Organization (EHERO) de afgelopen maanden van een 7,5 naar 6,3, de grootste daling in jaren.

Eind april hadden thuiswerkers volgens het Nationaal Centrum Preventie Stress en Burnout (NCPSB) een toename van stress van 40%. Het Trimbos Instituut geeft aan dat een derde van de mensen met meer psychische klachten kampt dan voor de Corona-crisis. Ze hebben last van slaapproblemen, depressiviteit en angstgevoelens. Tevens geeft het CBS aan dat in het eerste kwartaal van 2020 het ziekteverzuim onder medewerkers is opgelopen tot 5,2%, het hoogste verzuim in 17 jaar. Het meeste verzuim zien we in de gezondheidszorg, industrie, overheid en onderwijs.

Nu zal met de verdere opening van de scholen vanaf 8 juni en met het langzaam heropenen van de samenleving op 1,5 meter een gedeelte van de stress minder worden. Daarmee zijn de zorgen over uitval en verzuim verre van opgelost. Zo lijkt de zorg-sector wat op adem te komen. Er wacht ook een enorme berg aan uitgestelde zorg, die vanwege de Corona-Crisis in de wachtkamer was gezet. Tevens hebben mensen ook in andere sectoren de afgelopen tijd hard doorgewerkt op adrenaline, maar nu de druk er een beetje af is de kans groot dat we behoorlijk na-ijleffect gaan zien van al die opgekropte stress. Ook is er in veel bedrijven meer kopzorg bijgekomen vanwege de economische situatie en dreigende reorganisaties en ontslagen.

Psychische uitval

Eerder onderzoek van TNO naar stress tijdens reorganisaties laat zien dat de klap meestal later komt. Tijdens reorganisaties melden medewerkers zich vaak niet ziek. Zodra er besluiten worden genomen en geïmplementeerd wordt volgt er vaak grote uitval. Uit onderzoek blijkt dat daarbij 65% van al het verzuim psychisch van aard is. Onze inschatting is dat met de eerdergenoemde toegenomen stress dit wellicht de komende tijd nog hoger zou kunnen zijn. In combinatie met het feit dat dit verzuim per persoon gemiddeld zo’n €45.000 kost. Dit maakt dat het voor organisaties belangrijk wordt om hier, ondanks alle andere zaken die aandacht vragen, meer dan scherp op te zijn. Zeker ook omdat de reguliere zorg die nu wordt aangeboden zich veel meer richt op het medische stuk en veel minder is uitgerust op een snelle en effectieve aanpak van psychisch uitval.

Veel aandacht gaat op dit moment naar wat er nu gebeurt. De blik ligt nog te weinig op de gevolgen die dit over een aantal maanden heeft en voorkomen van erger op lange termijn. NCPSB-voorzitter Theo Immers waarschuwt voor grootschalige uitval van arbeidskrachten door stress en burn-out. Immers: ‘Bij een structurele toename van 40 procent stress ben je drie tot zes maanden verwijderd van een burn-out’. De keuzes die nu door bedrijven gemaakt worden op het gebied van vitaliteit, veerkracht en aandacht worden bepalend voor de mate waarin het hier bovengeschetste plaatje ook bewaarheid wordt.

Positieve voorbeelden: hoe stop je de golf?

Uit onderzoek van Nolost blijkt dat er ook organisaties zijn die het positieve tegendeel bewijzen, namelijk een significante stijging in bevlogenheid en een forse daling in verzuim. Uit diepgaandere analyses blijken duidelijke oorzakelijke verbanden te liggen met één cruciale factor. Onherroepelijk zet leiderschap, zoals in iedere crisis, de toon. Medewerkers van deze organisaties geven aan dat zij door hun leidinggevende meer waardering ervaren, een grotere verbondenheid voelen en meer ondersteuning krijgen. Kortom, zelfs of misschien wel juist in stressvolle tijden kan de loyaliteit toenemen. Mits de leiders oprecht zijn, persoonlijke aandacht hebben en écht goed zorgen voor de medewerkers.

Zijn deze uitkomsten geheel vernieuwende rocket science inzichten? Uiteraard niet, we weten al decennia wat maakt dat mensen zich beter in hun vel voelen. Echter in de praktijk zien we vaak het tegenovergestelde, zoals sturen op input, control & demand. Laat dat nou juist in deze tijden tot een vergrote kans op uitval leiden. Om nog maar te zwijgen over de desastreuze gevolgen op lange termijn, want vertrouwen komt te voet en gaat te paard.

Een prachtig voorbeeld komt uit een onderzoek onder ruim 1300 medewerkers van een organisatie die een miljoenenbesparing gerealiseerd heeft door een verzuimdaling van maar liefst 21% in de afgelopen maanden. Wat blijkt, 82% van de mensen geeft aan dat zij de mentale ondersteuning als zeer prettig hebben ervaren en dat 87% zich enorm betrokken voelt bij de organisatie hierdoor. Het “geheime” recept voor bevlogen en productieve medewerkers.

‘Geen ‘one size fits all’

Belangrijk in een effectieve aanpak is maatwerk. We zien nu dat organisaties maatregelen nemen, maar vaak kiezen voor algemene preventieve programma’s, vol met goede intenties en hippe interventies, maar niet altijd toegespitst op de beleving en situatie van de specifieke werknemer. Je zult vast een positief effect bereiken met yoga of een vitaliteitprogramma, maar het is schieten met hagel als je niet precies kijkt naar de specifieke situatie van jouw medewerker.

Belangrijk is om onderzoek te doen naar specifieke risico-profielen. Wie zijn de mensen die speciale aandacht nodig hebben? Wat is hun beleving? Wat werkt bij hen? Zo blijkt uit onderzoek van Nolost dat jongeren vaker kampen met focus- en planningsproblemen, terwijl werkende ouders veel meer aanlopen tegen het op alle fronten grenzeloos goed blijven doen en alles regelen. Ouderen lopen vaker aan tegen de digitalisering. En ook in deze groepen zien we gradaties, van rood, oranje tot groen. De een wordt zwaar getroffen, de ander ervaart wat ook wel post-traumatic growth wordt genoemd, persoonlijke groei naar aanleiding van de huidige situatie.

Belangrijk is om als leidinggevende rekening te houden met de verschillende condities en zicht te houden op jouw medewerkers. Als aanvulling daarop is het prudent een concrete risico-analyse te maken van wat mensen echt nodig hebben qua ondersteuning in deze periode. Als je niet weet wat het specifieke probleem is voor specifieke doelgroepen blijft het darten in het donker en blijft alles wat je aanbiedt ‘one size fits all’.

Kortom, het risico op uitval, vanuit een collectieve burnout door mentale overbelasting, is groter dan ooit te voren en we moeten dit echt gedegen aanpakken om te voorkomen dat grote (risico)groepen massaal omvallen. De focus op welzijn, en dan met name psychisch welzijn, is de sleutel tot succes. Hoe we dit aan moeten pakken? Wil je mensen positief beïnvloeden, dan zul je moeten begrijpen hoe de mens werkt.

Samen delen en leren

Weerbaarheid en veerkracht kan zeker ook nu zorgen voor groei en is de spijker op zijn kop. Stress is er en druk zal er altijd zijn, dus de uitdaging is: hoe ga je ermee om? De oplossing zit in het leren van coping door goede support, ervaringen met elkaar te delen en samen te leren.

Moet alles dan happy de peppie? Nee, negatieve emoties mogen er natuurlijk zijn, maar de focus moet liggen op de positieve mindset! Dus het normaliseren van heftige emotionele reacties en reflectief vermogen stimuleren. Goed dus om de dialogen met elkaar altijd goed te blijven aangaan, of het nou virtueel of face-to-face is. Dit vraagt met name behoorlijk veel van de ‘mental skills’ van leidinggevenden.

Zorg naar specifieke en individuele behoeften is een belangrijk advies, dus integreer altijd een behoeftenonderzoek als fundament voor het personaliseren van een welzijnsbeleid en gerichte interventies op medewerkers. Hierin is het juiste support netwerk essentieel, waarbij niet alleen de leidinggevende en de directe collega’s een cruciale rol vervullen, maar ook de professionele interventiespecialisten. Daarbij is belangrijk dat de meeste interventies zich richten op medewerkers, maar dat er weinig aandacht is voor het systeem waarin mensen functioneren. Binnen dat systeem heeft de leidinggevende een cruciale rol.

Aanpak in samenhang

Ons advies bestaat uit verschillende stappen in samenhang:

• Maak een scherpe risico-analyse en kom tot verschillende risico-profielen.
• Kies per risico-profiel een passende aanpak voor voorkomen van uitval.
• Heb daarbij ook aandacht voor de mensen die sterker uit deze crisis komen.
• Ondersteun en leidt leidinggevenden op in herkenning, ondersteuning en versterking van risicogroepen binnen hun team. Mental skills worden belangrijker dan ooit.
• Zit dicht op verzuim als mensen uitvallen, en zet dan in op snelle en duurzame terugkeer. 
• Zorg voor onderlinge verbinding en verbinding met de organisatie.
• Bouw, net als bij corona, een dashboard dat je kunt gebruiken om signalen snel op te pikken.
• Schakel sneller met een groep ervaren GZ-psychologen als mensen wel uitvallen. Met speciale programma’s kunnen we snel inschieten en zorgen dat mensen niet onnodig lang verzuimen of uitvallen. De reguliere zorg is vaak niet afdoende of niet effectief genoeg en heeft te lange wachtlijsten.
• Meet vervolgens ook wat de effecten zijn van de maatregelen die we nemen.
• Alles is er al, maar wordt nog te weinig in samenhang toegepast en met te weinig aandacht voor maatwerk.

Geschreven door:

Sven Rickli, directeur bij Nolost en Johan Veneman, directeur bij Mind Work Productions