Houd afstand van elkaar, maar houd je medewerkers dichtbij!

5 aandachtsgebieden en tips voor leidinggevenden

Het is mooi om te zien dat veel Nederlanders de adviezen om thuis te werken waar mogelijk goed opvolgen. Er is in de afgelopen weken collectief meer geleerd over online vergaderen, online samenwerken en de do’s en don’ts van thuiswerken dan in heel 2019 bij elkaar!

Tegelijkertijd zitten we nu in week vier van de beperkingen en beginnen ook de nadelen van het werken op afstand duidelijker te worden. We missen het koffiemomentje en de spontane ontmoeting. Hoe houden we het plezier in het werk? En zijn alle collega’s nog even betrokken en productief? Sommige medewerkers zijn zo hard aan het werk dat overbelasting op de loer ligt, terwijl bij anderen juist een risico op verveling en eenzaamheid geldt. 

Op 10 maart zijn we gestopt met handen schudden, op 15 maart werden de beperkingen aangekondigd, vanaf 23 maart werd er gehandhaafd met boetes en op 31 maart werd bekend dat de maatregelen met nog eens minimaal drie weken zijn verlengd. Het is dus niet vreemd dat we in deze bijzondere en onzekere periode allemaal op zoek zijn naar manieren om met elkaar in verbinding te blijven. 

Wat kun je nu als leidinggevende doen om je medewerkers op afstand toch dichtbij te houden? Hoe zorg je er als leidinggevende voor dat je medewerkers de komende weken gezond en met plezier aan het werk blijven. Hiervoor is het van belang de onderstaande vijf aspecten goed in de gaten te houden.

1. Weet vanuit welke leefsituatie je medewerker thuis werkt

De thuissituatie maakt dat thuiswerken voor iedereen anders is. Terwijl collega’s die alleen wonen tips over goede boeken en Netflix-series uitwisselen vragen de collega’s met schoolgaande kinderen zich af hoe ze het werk met het thuisonderwijs in vredesnaam kunnen combineren. Denk bijvoorbeeld eens aan de verschillen in beleving van deze tijd in de volgende situaties:

  • Een medewerkers die single is en alleen woont
  • Een medewerker met een gezin met drie schoolgaande kinderen die nu thuisonderwijs moeten krijgen
  • Een medewerker die zelf werkzaam is en/of een partner heeft die werkzaam is in een vitale sector
  • Een medewerker die zelf tot de risicogroep behoort en/of een familielid heeft die behoort tot de risicogroep
  • Een medewerker die mantelzorg verleent, maar nu afstand moeten houden
  • Een medewerker die zelf het Coronavirus heeft of naasten heeft die ziek zijn

Deze context bepaalt voor een groot deel hoe jouw medewerker de dag in kan delen en hoeveel aandacht en tijd er redelijkerwijs voor het werk verwacht kan worden. 

Tip: Zorg dat je de leefsituatie van je medewerkers kent zodat je hem of haar kan begrijpen, kan luisteren naar mogelijke uitdagingen en gezamenlijk naar oplossingen kunt zoeken.

2. Inventariseer of je medewerker de juiste middelen heeft om goed thuis te kunnen werken

Om lekker aan het werk te kunnen is het van belang om als medewerker de juiste middelen te hebben. Zijn de omstandigheden optimaal of geeft je medewerker aan dat hij/zij toch net iets lekkerder werkt als hij het toetsenbord en de muis van kantoor thuis kan gebruiken? 

De juiste middelen helpen enorm bij het goed kunnen thuiswerken en voorkomen van lichamelijke klachten. Denk bijvoorbeeld aan beeldschermen, laptops, muismatjes, telefoons of bureaustoelen en zorg dat je medewerkers deze in huis (kunnen) hebben. Zet de spullen desnoods zelf voor de deur, zo laat je gelijk zien dat je er voor hen bent! Denk bij de juiste middelen ook aan de bereikbaarheid van je medewerkers en collega’s; de juiste digitale tooling om goed te kunnen samenwerken (Microsoft Teams, Webex, Google Hangout, Zoom, etc.), maar ook over het regelmatig krijgen van beweging en nemen van pauzes. 

Tip: Check bij je medewerkers wat ze nodig hebben om goed thuis te kunnen werken. Het ter beschikking stellen van arbovoorzieningen ten behoeve van het thuiswerken mag overigens onbelast buiten de WKR.

3. Bekijk samen met je medewerker wat er thuis gedaan kan worden

Niet voor alle taken of functies bestaat de mogelijkheid om deze thuis uit te voeren. De bouwvakker van de afbeelding hieronder is natuurlijk een duidelijk voorbeeld, maar ook bij kantoorfuncties zal niet iedereen zich thuis even goed bezig kunnen houden.

In onze onderzoeken komt “zinvol werk” iedere keer weer naar voren als een van de belangrijkste voorspellers van bevlogenheid. Dus weten we ook wat er met deze bevlogenheid gebeurt als dit werk wegvalt. Bekijk daarom met je team goed naar wie welke taken oppakt. Met de verschuiving in taken is het belangrijk motivatie in de gaten te houden.

Tip: Er is wellicht tijd voor wat “achterstallig onderhoud” maar dit zijn doorgaans niet te taken waarom de medewerker voor de baan heeft gekozen. Blijf dus zorgen voor een balans tussen dat wat moet en dat waar de medewerker energie van krijgt en zoek waar mogelijk naar de combinatie van beide!

4. Zorg voor verbinding met je medewerkers en binnen het team.

In alle medewerkersonderzoeken komt naar voren dat de werksfeer, het contact met je collega’s en het contact met je leidinggevende ontzettend belangrijk zijn voor het plezier op het werk en het geluk van medewerkers. 

Doordat iedereen thuis werkt is het juist nu extra belangrijk om de verbinding te blijven zoeken. Wanneer medewerkers hun uiterste best doen om de organisatie draaiende te houden, is het mooi om de positieve en negatieve situaties op het werk met elkaar te kunnen delen. Zoek naar manieren waarop je persoonlijk in contact blijf met je medewerkers en naar manieren waarop je team (online) bij elkaar kan komen.

Tip: Het efficiënt inrichten van online meetings is belangrijk om productief te blijven en frustratie te voorkomen, maar plan dan ook eens een online borrel. Zo kwamen wij er laatst achter dat “30 seconds” heel goed online te spelen met elkaar!

5. Gebruik je ‘digitale voelsprieten’ om signalen van je medewerkers op te vangen

Normaal gesproken reageer je als leidinggevende (bewust of onbewust) op de lichaamstaal van je medewerkers, peil je hoe het gaat wanneer je medewerker even langs loopt of deel je een compliment uit bij het koffiezetapparaat. 

Nu we allemaal thuis werken kan je minder goed aanvoelen hoe het met iemand gaat doordat je de nuance mist in een email of simpelweg omdat je ze niet ziet. Ook kan de online communicatie als drempel voelen voor het uitspreken van waardering. 

Juist nu iedereen thuis werkt, is het uitspreken van waardering belangrijk omdat medewerkers vaak extra hun best doen om het beste te maken van de uitdagende situatie waar we gezamenlijk in zitten.  

Tip: Let extra goed op de signalen die je medewerkers geven en neem de tijd om met je medewerkers te (beeld)bellen, te vragen hoe het gaat en je waardering uit te spreken.

Tot slot

Zoals in de inleiding benoemd, betekent thuiswerken voor iedere medewerker iets anders en is het goed om inzicht te krijgen in hun ervaringen en behoeften op het gebied van thuiswerken. Per team kunnen de aandachtsgebieden verschillen. Om goed te kunnen inspelen op de behoeftes van je medewerkers is het waardevol om de Quickscan Betrokken en Effectief thuiswerken in te zetten. Met deze vragenlijst krijgt jouw organisatie in 4 eenvoudige stappen inzicht in de resultaten en de te verbeteren acties vanuit de organisatiepsychologie voor jouw team! 

Ook merken we dat veel leidinggevenden en (hr) managers voor dezelfde nieuwe uitdagingen staan en op zoek zijn naar ervaringen en inspiratie vanuit andere organisaties. Vanuit deze behoefte hebben we op 15 april de inspiratiesessie “Houd afstand van elkaar, maar houd je medewerkers dichtbij!” met gastspreker van de Efteling!

— Chris Flink

Deel deze post

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email

Weten wat Nolost voor jou kan betekenen?

Stuur ons een berichtje of neem telefonisch contact op